Beaucoup d'entre vous vivent déjà dans Google Calendar : c'est là que vous voyez votre journée d'un coup d'œil, que vous partagez votre planning, parfois que des clients ajoutent directement un rendez-vous. SerenGest ne vous demande pas d'abandonner cette habitude — il se branche dessus. Voici comment connecter votre agenda, et surtout, ce qui se passe automatiquement une fois que c'est fait.
Deux sens de circulation, un seul agenda
C'est le point qui prête le plus à confusion, alors clarifions-le d'entrée :
- SerenGest → Google Calendar : chaque rendez-vous que vous créez, déplacez ou annulez dans SerenGest apparaît (ou se met à jour) dans votre Google Calendar, quasiment tout de suite.
- Google Calendar → SerenGest : si un rendez-vous est ajouté directement dans Google Calendar (par vous, ou parce qu'un outil tiers y écrit), SerenGest va le récupérer dans votre agenda de rendez-vous, avec la bonne date, la bonne heure et sa durée.
Les deux tournent en parallèle. Vous n'avez jamais à choisir un agenda « maître » : vous travaillez où c'est le plus pratique sur le moment, et les deux se rejoignent.
Connecter votre compte Google
- Rendez-vous dans Mes réglages → Intégrations.
- Repérez la carte « Google — Drive & Calendar ».
- Cliquez sur Se connecter et autorisez l'accès dans la fenêtre Google qui s'ouvre (choisissez le compte Google qui porte votre agenda professionnel).
Cette étape ne se refait pas à chaque connexion à SerenGest : une fois autorisée, la liaison reste active en arrière-plan.
Cette intégration est disponible dès l'offre Essor.
Choisir votre calendrier
Une fois connecté, deux façons de synchroniser selon votre organisation :
- Un seul calendrier global — le plus simple : tous vos rendez-vous, quel que soit le lieu, vont vers le même calendrier Google. Cliquez sur Charger pour voir la liste de vos calendriers Google et sélectionnez celui à utiliser.
- Un calendrier par lieu — pratique si vous exercez à plusieurs cabinets ou partagez un planning différent par lieu. Ajoutez chaque lieu, associez-lui son calendrier Google, et définissez un calendrier de repli pour les rendez-vous sans lieu renseigné.
Pensez à cliquer sur Enregistrer en haut de la page une fois votre choix fait : c'est cet enregistrement qui active réellement la synchronisation.
Comment remplir un rendez-vous dans Google Calendar pour qu'il soit bien reconnu
C'est la question qu'on nous pose le plus souvent : quand vous ajoutez un rendez-vous directement dans Google Calendar (depuis votre téléphone, entre deux clients), comment SerenGest sait-il de qui il s'agit ? La règle est simple, et fonctionne quel que soit l'appareil que vous utilisez pour saisir l'événement.
Dans le titre de l'événement, indiquez :
- Juste le nom du client —
Julie Martin: SerenGest retrouve la fiche correspondante dans votre fichier clients. - La prestation puis le nom du client, séparés par une barre oblique
/—Massage / Julie Martin: SerenGest reconnaît alors aussi la prestation.
Quelques exemples concrets :
| Vous tapez dans Google Calendar | SerenGest comprend |
|---|---|
Julie Martin |
Rendez-vous avec Julie Martin |
Massage / Julie Martin |
Rendez-vous « Massage » avec Julie Martin |
Bilan de forme / Thomas Petit |
Rendez-vous « Bilan de forme » avec Thomas Petit |
Vous pouvez aussi renseigner la prestation dans la description de l'événement plutôt que dans le titre — SerenGest la lit là aussi. Si cette prestation existe déjà dans votre catalogue, le rendez-vous y est directement rattaché (tarif inclus). Si elle est nouvelle, elle reste notée en clair sur le rendez-vous ; pour l'ajouter formellement à votre catalogue avec un tarif, utilisez la reprise (ci-dessous), qui vous propose systématiquement les prestations détectées avant de les créer.
Astuce : réservez ce calendrier à votre activité professionnelle (un calendrier dédié, pas votre agenda personnel). Un événement « Anniversaire » ou « Dentiste » qui se glisse dans le mauvais calendrier serait sinon traité comme un rendez-vous — le mode « par lieu » (voir plus haut) permet justement d'isoler un calendrier propre à votre activité.
Récupérer les rendez-vous déjà présents dans votre agenda
Vous veniez de vous inscrire et votre agenda Google contenait déjà des rendez-vous, saisis avant même de connaître SerenGest ? Depuis la carte Intégrations, le bouton « Récupérer les rendez-vous déjà dans mon agenda Google » regarde jusqu'à 2 ans en arrière — pas seulement les prochains jours. Il vous montre d'abord un aperçu — combien de rendez-vous, quelles personnes seront ajoutées à votre fichier clients, quelles prestations sont détectées — et ne modifie rien tant que vous n'avez pas validé. Une fois lancée, aucun de ces rendez-vous n'est jamais récupéré deux fois.
Ce qui se passe ensuite, automatiquement
Une fois votre calendrier choisi et enregistré :
- Vos rendez-vous créés dans SerenGest apparaissent dans Google Calendar en quelques secondes.
- Vos rendez-vous créés directement dans Google Calendar sont récupérés dans SerenGest en temps quasi réel dans la grande majorité des cas, et au plus tard dans l'heure qui suit dans tous les cas — SerenGest revérifie votre calendrier automatiquement, sans que vous ayez à y penser.
- Un rendez-vous déplacé dans l'un des deux agendas est déplacé dans l'autre, jamais dupliqué.
- Un rendez-vous annulé disparaît selon le réglage que vous avez choisi (voir plus bas).
Vous n'avez donc, en usage normal, rien à faire : vous pouvez travailler indifféremment depuis SerenGest ou depuis Google Calendar sur votre téléphone, et retrouver la même information des deux côtés.
Besoin de forcer une mise à jour tout de suite ?
Le bouton « Synchroniser maintenant » (même carte Intégrations) déclenche une vérification immédiate — utile juste après avoir ajouté plusieurs rendez-vous dans Google Calendar et que vous ne voulez pas attendre. SerenGest vous indique alors combien de rendez-vous ont été récupérés, mis à jour ou retirés.
Si des rendez-vous récupérés depuis Google Calendar sont déjà passés, SerenGest vous propose de les marquer effectués et de préparer leurs factures d'un coup — datées du jour réel du rendez-vous, pas d'aujourd'hui.
Que se passe-t-il quand vous annulez un rendez-vous ?
Deux comportements possibles, à choisir dans la même carte Intégrations :
- Conserver avec le préfixe
[Annulé](par défaut) — l'événement reste visible dans Google Calendar, marqué comme annulé, pour garder une trace. - Supprimer l'événement du calendrier — le créneau disparaît purement et simplement de Google Calendar.
Si la synchronisation semble bloquée
Quelques causes fréquentes, faciles à corriger vous-même :
- Aucun calendrier sélectionné — la carte Intégrations doit afficher un calendrier choisi (mode global) ou au moins un lieu avec un calendrier associé (mode par lieu). Sans cela, rien ne se synchronise, c'est normal.
- Réglages non enregistrés — un bandeau « Enregistrez d'abord vos réglages » s'affiche tant que le bouton Enregistrer n'a pas été cliqué après un changement de calendrier.
- Connexion Google expirée ou révoquée — si vous avez retiré l'accès de SerenGest depuis votre compte Google, ou changé de mot de passe Google, reconnectez-vous simplement depuis la carte Intégrations : le bouton Se connecter réapparaît, et l'écran vous demandera à nouveau l'autorisation.
- Un doute sur l'état actuel — cliquez sur Synchroniser maintenant : le résultat affiché (créés / mis à jour / supprimés, ou une erreur explicite) vous dit immédiatement où vous en êtes.
Vous utilisez déjà Google Calendar au quotidien et vous voulez que votre gestion de clientèle suive sans ressaisie ? Testez SerenGest gratuitement — la connexion prend moins de deux minutes.
