Une formation en trois sessions pour une entreprise, un accompagnement d'équipe sur six mois, une mission de conseil facturée au temps passé : avec un client professionnel, on ne facture pas une séance, on facture une mission. Elle commence par un devis, continue avec un acompte, quelques factures intermédiaires ou des heures notées au fil de l'eau, et se termine par un solde. Entre-temps, la question revient sans cesse : où en est-on, qu'est-ce qui est déjà payé, qu'est-ce qui reste à facturer ?
Beaucoup d'indépendants répondent avec un tableur à côté de leur logiciel de facturation. Voici comment s'en passer.
Pourquoi raisonner par mission plutôt que par facture
Une liste de factures répond à une question comptable : qu'ai-je facturé ce mois-ci ? Votre client, lui, pense à sa commande :
- son service achats a validé un montant (votre devis, ou un budget) ;
- sa comptabilité rapproche chaque facture d'un bon de commande ;
- son responsable veut savoir combien il reste à payer sur la mission.
Si vos factures sont éparpillées, c'est vous qui faites ce rapprochement à la main, à chaque relance. Si elles sont regroupées par mission, la réponse est sous vos yeux.
Ce qu'il faut suivre sur une mission
Pour chaque mission, quatre chiffres suffisent :
- le montant convenu : le total du devis accepté, ou le budget que votre client vous a donné pour une mission en régie ;
- ce qui est facturé : acomptes, factures intermédiaires, solde, moins les éventuels avoirs ;
- ce qui est réglé, et donc ce qui reste dû ;
- ce qui reste à facturer : les heures ou les tâches déjà réalisées mais pas encore facturées.
Si vous travaillez avec acompte et solde, le détail est expliqué dans facture d'acompte et facture de solde. Si vous notez votre temps au fur et à mesure, voyez facturer ses clients pros au fil de l'eau.
Le bon de commande, sur chaque facture
Une entreprise ou un organisme public vous transmet souvent un numéro de bon de commande (ou une « référence à rappeler »). Il doit figurer sur chaque facture de la mission : sans lui, votre facture risque d'être bloquée par la comptabilité de votre client, et le paiement d'attendre.
Deux pièges à éviter :
- l'oublier sur la facture de solde, des mois après le devis ;
- mélanger les références quand un même client vous confie deux missions avec deux bons de commande différents.
Pour une mairie, une école ou un autre organisme public, la référence conditionne même le dépôt de la facture : voyez déposer une facture sur Chorus Pro.
Comment SerenGest vous accompagne : les projets
Dans SerenGest, une mission s'appelle un projet. Vous n'avez rien à créer pour commencer : il se forme tout seul.
- Un devis accepté ouvre son projet. Ses acomptes, son solde et les factures qui s'y rattachent s'y rangent d'eux-mêmes. Pour une mission sans devis (en régie), « Nouveau projet » sur la fiche du client.
- Tout est sur la fiche du client, dans la carte « Projets » : ce qui est réglé sur le total, avec une barre de progression, ce qui reste à régler, les tâches réalisées et pas encore facturées.
- Un nom, un budget, une référence. Donnez au projet un nom parlant (« Formation managers 2027 »), un budget HT pour une régie, et le numéro du bon de commande de votre client.
- « Facturer » depuis le projet. La fenêtre de facture s'ouvre sur le bon client et le bon projet, et la référence du bon de commande est reprise sur la facture. Elle y reste figée : si votre client vous donne un nouveau bon de commande plus tard, les factures déjà émises ne changent pas.
- Les heures au fil de l'eau aussi. Chaque tâche notée peut être rangée dans un projet ; la facture récapitulative le rejoint d'office.
- Deux missions pour le même client ? Deux projets, chacun avec sa référence, ses factures et son reste à payer. Plus de mélange.
- Un projet terminé se range. « Marquer terminé » le replie, sans rien effacer.
- Un export pour votre client. « Exporter » produit un fichier pour tableur : devis, factures, tâches en attente, total, réglé, reste à régler. Pratique pour un point de fin de mission.
- Votre client voit la même chose. Dans son espace client, chaque projet a sa carte : le devis accepté, l'acompte, le solde, et ce qui reste dû.
Le projet n'est qu'un regroupement : la numérotation de vos factures, votre chiffre d'affaires et votre déclaration Urssaf ne changent pas.
Questions fréquentes
Dois-je créer un projet pour chaque client ? Non. Un projet se forme tout seul dès qu'un devis est accepté ou que plusieurs factures concernent la même prestation. Une facture isolée reste une facture isolée. Vous ne créez un projet à la main que pour une mission sans devis.
Je peux rattacher une facture déjà émise à un projet ? Le projet se choisit au moment de créer la facture, le devis ou la tâche. Une facture émise ne se modifie pas, c'est la règle de toute facture : rangez les suivantes dans le projet.
C'est réservé aux clients professionnels ? La carte « Projets » apparaît d'office sur la fiche d'un client professionnel, et sur celle de tout client qui a déjà un projet. Un particulier qui vous commande un cycle de séances avec devis et acompte en a donc un aussi.
Dans quelle formule ? Les projets fonctionnent avec les factures libres et l'activité à facturer, disponibles dès Envol. Les devis, et donc l'acompte rattaché à un devis, demandent la formule Sérénité (voir les formules).
Vous êtes consultant, formateur, coach ou créatif freelance ? Pour bien démarrer une mission, commencez par un devis clair et accepté en ligne. Essayez SerenGest gratuitement : votre prochaine mission se suit toute seule, du devis au dernier paiement.
