Mettre en place l'espace de votre association de praticiens, pas à pas

Votre association de praticiens a décidé de passer à SerenGest. Voici l'ordre qui marche le mieux, de l'inscription au premier dispensaire. Comptez une demi-heure pour l'essentiel ; le reste se fait au fil de l'eau.

Pourquoi une association a besoin d'un outil à elle, et ce qui la distingue d'un cabinet : voir notre article gérer une association de praticiens.

1. Créer l'espace et retrouver l'association

1. Inscrivez-vous en choisissant « Une association » en haut du formulaire, avec une adresse que le bureau consulte (celle de l'association plutôt que la vôtre). Pas de formule à choisir ni de carte bancaire : les 3 premiers mois, toutes les fonctionnalités sont offertes.
2. Juste en dessous, « Retrouver mon association » : tapez son nom et sa ville, et choisissez-la dans la liste du Répertoire national des associations. Son nom, son numéro RNA, son adresse et son SIRET s'il en a un sont repris à la création du compte.
3. Dans la bienvenue, à l'étape « Votre métier », choisissez la pratique principale de l'association (shiatsu, réflexologie…) : c'est elle qui donne le vocabulaire des séances. L'étape suivante vous fait vérifier l'identité de l'association ; si vous ne l'avez pas retrouvée à l'inscription, la même recherche vous y attend.

Pas trouvée ? Essayez un seul mot du nom, ou saisissez le numéro RNA à la main : il figure sur le récépissé de la préfecture (W suivi de 9 chiffres). Le SIRET est facultatif, et aucune date de naissance n'est demandée : l'association n'est pas une personne.

L'application s'adapte aussitôt : plus de déclaration Urssaf, plus de factures ni de devis, et la navigation passe à « Nos ateliers », « Nos recettes », « Notre trésorerie ». Une entrée « Notre association » apparaît : c'est le tableau de bord du bureau, avec les adhérents, l'équipe et l'assemblée générale. L'argent, lui, reste dans Notre trésorerie.

2. Les articles du stand

Dans Mon catalogue → Produits, ajoutez ce que l'association vend : livres, huiles, coussins… Un nom, un prix, et si vous le souhaitez un stock. Le stock ne bloque jamais une vente ; il prévient seulement quand il ne reste que 3 articles ou moins. Quand un carton arrive, le bouton de réassort remonte le stock et note l'achat dans les dépenses.

3. Les adhérents

Dans SerenGest, deux mots désignent les personnes de l'association :

• les participants, toutes les personnes que l'association croise : au dispensaire, au stand, à un atelier ;
• les adhérents, les participants qui cotisent. Ce sont eux qu'on relance, qu'on compte à l'AG et qu'on fait émarger.

Pour ajouter un adhérent :

1. Nos participants → « + Nouveau » (ou « + Nouvel adhérent » quand le filtre Adhérents est actif) : nom, e-mail, téléphone, et cochez « Membre de l'association ». Pour un praticien qui donne des séances aux dispensaires, cochez aussi « Intervient dans les dispensaires » et indiquez sa pratique.
2. Sur sa fiche, carte Adhésion → « Enregistrer une cotisation » : montant, date, mode de paiement. La cotisation entre dans les recettes, l'adhésion court pour un an, et un reçu part par e-mail (un reçu simple, pas un reçu fiscal si l'association n'est pas d'intérêt général).

Une personne déjà venue à un dispensaire a déjà sa fiche : ouvrez-la, Modifier → Adhésion, cochez « Membre de l'association ». Ensuite, les filtres Adhérents et À relancer donnent la situation d'un coup d'œil, et les relances partent seules par e-mail deux semaines avant la fin de l'adhésion, puis une semaine après. Vous préférez relancer vous-même ? Décochez « Relancer les adhérents par e-mail » dans Notre association → Adhérents.

4. Le premier dispensaire

1. Nos ateliers → nouvel événement, type Dispensaire : la date, les horaires, la durée des séances et le tarif. Les créneaux se réservent en ligne depuis la page publique de l'association.
2. Onglet Équipe : « Ajouter depuis nos adhérents » propose les praticiens cochés à l'étape 3. Chacun reçoit son planning par un lien personnel, sans compte à créer.
3. Faites connaître la journée avec une affiche à QR code : on scanne, on réserve.

Pour le rythme de la journée (durée des séances, pauses, rotation des praticiens), suivez notre guide pour organiser un dispensaire. Chaque place réglée entre dans les recettes de l'association, rangée en « Participations », sans facture.

5. Le jour J : encaisser et vendre

• Les places : marquez-les réglées au fil de l'eau, en espèces, chèque ou carte.
• Le stand : sur le téléphone, ＋ → « Vendre ». Touchez les articles, choisissez le mode de paiement, « Encaisser ». Avec SumUp activé (Réglages → Intégrations), l'app SumUp s'ouvre avec le montant et la vente s'enregistre seule une fois le paiement accepté.
• La caisse : notez le fond de caisse le matin, comptez le soir. Le principe est le même qu'au cabinet : voir tenir un livre de caisse et un fond de caisse.

Tout se retrouve dans Notre trésorerie → Notre caisse : ce qui est entré, ce qui est sorti, ce qu'il reste, et la jauge des ventes face au seuil des impôts commerciaux.

6. Partager la gestion

Le trésorier ne doit pas être seul, ni partager le mot de passe. Dans Notre association → Équipe → Co-gestionnaires, invitez jusqu'à trois personnes par e-mail. Chacune gère l'association avec son propre identifiant ; un praticien déjà inscrit à SerenGest passe de son cabinet à l'association en un geste, sans jamais mélanger les deux. Les réglages de l'association et l'abonnement restent au compte de l'association.

7. Faire offrir la gestion par vos praticiens

Dès 3 praticiens membres de l'association abonnés à SerenGest, la gestion de l'association est offerte. Dans Notre association → Équipe → « Offerte par vos praticiens », touchez « Inviter » à côté de chaque praticien adhérent : il reçoit un e-mail et confirme lui-même, d'un clic. Un co-gestionnaire praticien compte d'office. Sans trois praticiens abonnés, la formule Envol suffit à l'association après les trois mois offerts (voir les tarifs).

8. En fin d'exercice

Notre association → Assemblée générale → « Préparer l'AG » ouvre le rapport financier prêt à imprimer : compte de résultat, caisse, activité de l'année (dispensaires, participants accueillis, heures de bénévolat), place pour les signatures. Si votre exercice ne commence pas le 1er janvier, réglez son début dans cette même section avant la première AG.

La check-list de mise en place

• Espace créé, association retrouvée (nom, RNA, adresse)
• Articles du stand dans Mon catalogue, avec leur stock si vous le suivez
• Adhérents ajoutés, praticiens cochés « Intervient dans les dispensaires »
• Cotisations de l'année enregistrées
• Premier dispensaire créé, équipe composée, affiche imprimée
• SumUp activé si vous encaissez par carte au stand
• Un co-gestionnaire invité
• Les praticiens abonnés invités à confirmer

Prêts ? Créez l'espace de votre association : trois mois offerts pour tout essayer.