Un client règle sa séance en billets, un autre vous laisse 70 € pour une séance à 60 € et vous rendez la monnaie, vous déposez « une partie » du liquide à la banque en fin de mois, vous payez un carnet de timbres avec la caisse… Au bout de quelques semaines, la question devient inévitable : combien devrais-je avoir en liquide, et qu'ai-je vraiment déposé ? C'est exactement à ça que sert un livre de caisse.
Pourquoi on ne suit pas les espèces comme les chèques
Un chèque est un objet unique : il a un émetteur, un numéro, et il est déposé tel quel. On peut donc le suivre un par un, jusqu'au bordereau de remise de chèques.
Le liquide, lui, est interchangeable. Le billet de 50 € de lundi sert à rendre la monnaie mercredi ; vous déposez 200 € qui ne correspondent à aucune séance précise. Chercher à dire « j'ai déposé la séance de Mme Dubois » n'a pas de sens. La bonne méthode, c'est celle des commerçants : suivre un solde.
Solde de caisse = fond de caisse + espèces encaissées − dépôts en banque − sorties de caisse
Étape 1 : démarrer avec un fond de caisse
Le fond de caisse, c'est le liquide présent dans votre caisse au moment où vous commencez le suivi : typiquement, la monnaie que vous gardez pour rendre (quelques pièces, deux ou trois petits billets). Il peut aussi être de 0 €.
Dans SerenGest, la carte « Ma caisse (espèces) » de Ma trésorerie vous le demande une seule fois : une date et un montant, puis « Démarrer ma caisse ».
Un point important : la caisse commence à cette date. Les espèces encaissées avant ne sont pas reprises, parce que personne ne peut savoir si elles sont encore dans la caisse ou déjà déposées. Partir d'un montant réellement compté, c'est la garantie d'un solde juste dès le premier jour.
Étape 2 : laisser les encaissements s'ajouter tout seuls
Ensuite, vous n'avez rien à ressaisir : chaque séance réglée en espèces s'ajoute automatiquement au livre de caisse, avec le nom du client. Vous n'intervenez que pour ce qui sort de la caisse ou y entre autrement :
- Dépôt en banque : le montant que vous déposez, quel qu'il soit (200 € sur 340 €, c'est parfait), avec la référence du ticket de dépôt si vous voulez la garder ;
- Sortie de caisse : une petite dépense payée en liquide (timbres, parking…), un prélèvement personnel, ou autre ;
- Ajouter au fond : quand vous remettez de la monnaie dans la caisse.
Chaque ligne affiche le solde après le mouvement, et le haut de la carte le montant que vous devriez avoir en caisse aujourd'hui. Le mois se lit comme un relevé : solde d'ouverture, mouvements, solde de clôture.
Une dépense payée en espèces sort de la caisse, mais pour compter dans vos charges elle doit aussi être enregistrée dans Mes dépenses, avec son justificatif. Le livre de caisse suit l'argent ; il ne remplace pas la pièce comptable.
Étape 3 : compter sa caisse de temps en temps
Le solde affiché est théorique : c'est ce que vous devriez avoir si tout a été noté. De temps en temps (en fin de semaine, en fin de mois), comptez réellement votre liquide et cliquez sur « J'ai compté ma caisse ». SerenGest affiche immédiatement l'écart avec le solde théorique.
Un petit écart arrive à tout le monde : monnaie mal rendue, séance encaissée mais notée avec un autre mode de paiement, ticket de parking oublié. Cochez « Recaler la caisse » pour repartir du montant réel : l'écart est tracé dans le livre, daté, et le solde repart juste. Un écart important ou répété, lui, mérite qu'on cherche l'encaissement manquant.
Étape 4 : imprimer ou exporter le livre de caisse
Le bouton « Livre de caisse » ouvre une version imprimable du mois (ou de l'année), à enregistrer en PDF ; CSV l'exporte pour votre tableur ou votre comptable.
Ce que dit la règle (et ce qu'elle ne dit pas)
- En micro-entreprise, la seule obligation est le livre de recettes : pour chaque encaissement, la date, le montant, le client, le mode de règlement et la référence de la pièce justificative. SerenGest le tient automatiquement et l'exporte en CSV, dans toutes les formules. Le livre de caisse n'est pas obligatoire : c'est un outil de gestion, pour vous.
- Les dépôts d'espèces, les apports au fond de caisse et les prélèvements personnels ne sont pas des recettes : ils ne changent ni votre chiffre d'affaires, ni ce que vous déclarez à l'Urssaf. SerenGest ne les compte donc jamais dans votre CA.
- Un particulier résidant en France ne peut pas vous régler plus de 1 000 € en espèces pour une même prestation (plafond légal des paiements en liquide).
- Si votre chiffre d'affaires dépasse 10 000 € deux années de suite, un compte bancaire dédié à votre activité devient obligatoire : c'est sur ce compte que vous déposez vos espèces. Pour le cadre complet du statut, voir notre page auto-entrepreneur.
À retenir
- Les espèces se suivent en solde, pas billet par billet : fond de caisse + encaissements − dépôts − sorties.
- Démarrez avec un fond de caisse compté (même 0 €) : les encaissements suivants s'ajoutent tout seuls.
- Déposez le montant que vous voulez, notez vos petites sorties, et comptez de temps en temps pour repérer un écart.
- Le livre de caisse est inclus dans toutes les formules, y compris l'offre gratuite Démarrage — voir les tarifs. Pour vos chèques, lisez aussi comment préparer votre bordereau de remise en 2 minutes.
Vous travaillez en cabinet, à domicile ou en salon, et une partie de vos clients paie en liquide ? Que vous soyez praticien bien-être, professionnel de l'esthétique et de la coiffure ou intervenant à domicile, essayez SerenGest gratuitement et démarrez votre caisse en une minute.
