Une box internet, un forfait mobile, l'assurance responsabilité civile professionnelle, la location du cabinet, un ou deux logiciels… Quand on est indépendant, une bonne partie des dépenses revient chaque mois, sans qu'on y pense. C'est confortable, jusqu'au jour où il faut répondre à trois questions simples : combien me coûte vraiment ma box cette année ? Le prix a-t-il augmenté ? Où est la facture de juin ?
Bonne nouvelle : il n'y a besoin ni de tableur, ni de notions de comptabilité. Il suffit d'un repère que vos fournisseurs vous donnent déjà.
Le repère qui change tout : le n° client, pas le n° de facture
Chaque facture porte un numéro de facture. Il change à chaque fois : FA-0612, FA-0713, FA-0814… Impossible de s'en servir pour retrouver « toutes les factures de ma box ».
Mais en haut de chaque facture figure aussi un numéro client (ou de contrat, de ligne, de police d'assurance, de point de livraison pour l'électricité). Lui ne change jamais tant que vous gardez le même contrat. C'est la clé qui relie entre elles toutes les factures d'un même service.
Numéro de facture = identifie une facture. Numéro client / de contrat = identifie l'abonnement, et donc toutes ses factures.
Étape 1 : laisser l'application ranger par fournisseur
Dans SerenGest, Mes dépenses propose deux affichages : par date, comme un relevé, ou par fournisseur. En mode « Par fournisseur », chaque fournisseur tient sur une ligne, avec son nombre de factures et le total.
Vous n'avez aucune fiche à créer : un fournisseur existe dès qu'une facture porte son nom. Et les variantes d'écriture sont reconnues — « E.D.F », « EDF SA » et « edf » ne font qu'un. Si un fournisseur apparaît sous deux noms vraiment différents (« Free » et « Free Mobile »), l'application vous demande simplement s'il s'agit du même.
Étape 2 : créer un abonnement… une seule fois
Touchez « Fiche » sur un fournisseur, puis « Ajouter un abonnement » : un nom (« Box internet du cabinet »), le n° client recopié de la facture, le rythme (tous les mois, une fois par an…) et la catégorie. C'est tout.
La fiche affiche alors ce que l'abonnement vous coûte dans l'année, la date de la dernière facture, et le détail de chaque mois. Chez un fournisseur qui vous facture deux choses (une box et un forfait mobile), créez un abonnement pour chacune : leurs totaux restent séparés.
Étape 3 : confirmer, ne jamais ressaisir
Quand une nouvelle facture arrive — reçue automatiquement via Pennylane ou ajoutée à la main — l'application vous propose l'abonnement correspondant : « Cette facture fait-elle partie de l'abonnement Box internet du cabinet ? » Un toucher sur Oui, et c'est rangé.
Rien n'est jamais rangé à votre place : une facture d'un montant très différent (le forfait mobile à 15,99 € chez le même opérateur que la box à 32,99 €) n'est pas proposée pour le mauvais abonnement. Et le n° client se tape directement dans la recherche de Mes dépenses : toutes les factures du contrat remontent d'un coup.
Étape 4 : laisser l'application surveiller
Une fois vos abonnements en place, deux alertes travaillent pour vous dans l'encart « À surveiller » :
- « Le prix a augmenté de 10 % » : la dernière facture est au moins 5 % plus chère que la précédente. Le bon moment pour relire votre contrat, ou faire jouer la concurrence ;
- « Il manque une facture » : selon le rythme de l'abonnement, une facture aurait dû arriver et n'est toujours pas là. On en parle en détail dans notre guide des justificatifs de dépenses.
Quelle formule pour quoi ?
- Démarrage (gratuit), avec Pennylane connecté : vos factures fournisseurs arrivent toutes seules, rangées par fournisseur, avec les totaux et l'export CSV pour votre comptable ;
- Essor : saisie de vos factures à la main (avec justificatif) et suivi des abonnements par n° client ;
- Sérénité : les alertes facture manquante et hausse de prix, et la saisie d'une dépense en photographiant son justificatif.
Le détail est sur la page des tarifs.
À retenir
- Le n° client ou de contrat, imprimé sur chaque facture, est la seule référence qui relie toutes les factures d'un même service.
- Rangez vos dépenses par fournisseur, créez un abonnement par service, puis contentez-vous de confirmer les propositions.
- Laissez l'application repérer les hausses de prix et les factures manquantes à votre place.
- Vos dépenses payées en liquide passent aussi par Mes dépenses : le livre de caisse suit l'argent, la facture reste la pièce justificative.
Vous êtes praticien bien-être, coach ou formateur et vos abonnements s'accumulent ? Essayez SerenGest gratuitement : vos dépenses se rangent toutes seules par fournisseur.
