Une formation de trois jours, un cycle de dix séances, un séminaire d'équipe : avant de bloquer votre agenda, vous demandez une avance. C'est une sécurité légitime. Mais l'acompte crée aussi le piège le plus fréquent de la facturation d'indépendant : la facture finale qui reprend le total, sans déduire ce qui a déjà été payé. Votre client reçoit alors une facture trop élevée, et votre chiffre d'affaires compte deux fois la même somme. Voici comment l'éviter.
Acompte ou arrhes : ce n'est pas la même chose
Le mot que vous employez a des conséquences :
- L'acompte est un premier paiement sur un engagement ferme. Votre client s'engage à payer la totalité, et vous à réaliser la prestation. Il ne peut pas simplement renoncer en abandonnant la somme versée.
- Les arrhes permettent à chacun de se dédire : votre client renonce en perdant les arrhes, vous renoncez en lui rendant le double.
Avec un particulier, une somme versée d'avance est considérée comme des arrhes, sauf si votre devis ou vos conditions prévoient clairement un acompte. Écrivez donc noir sur blanc « acompte de 30 % à la signature » dans le devis si c'est bien un engagement ferme que vous voulez.
La facture d'acompte
Quand votre client vous verse un acompte, vous émettez une facture d'acompte. Avec un client professionnel, elle est obligatoire dès que l'acompte est perçu. Avec un particulier, c'est la bonne pratique : elle lui sert de justificatif, et à vous de point de départ pour le solde.
Une facture d'acompte est une vraie facture, avec son numéro dans votre suite habituelle. Elle indique :
- la prestation concernée et son montant total convenu (ou la référence du devis) ;
- le montant de l'acompte, en pourcentage ou en euros ;
- les mentions habituelles de vos factures (TVA ou mention d'exonération, échéance, pénalités pour un client professionnel).
Rien n'empêche de demander plusieurs acomptes (30 % à la commande, 30 % à mi-parcours), à condition que leur total ne dépasse jamais le montant convenu.
La facture de solde
À la fin de la prestation, vous n'émettez pas une facture du total : vous émettez une facture de solde. Elle :
- reprend le détail complet de la prestation, ligne par ligne ;
- déduit chaque acompte, en citant le numéro et la date de sa facture ;
- n'appelle que le reste à payer.
Exemple : formation à 2 000 €, acompte de 600 € facturé à la commande (facture n° 2026-041). La facture de solde détaille la formation à 2 000 €, déduit « Acompte, facture n° 2026-041 du 3 mars : − 600 € », et demande 1 400 €.
Si vous avez accordé une remise sur le devis, elle doit figurer sur la facture de solde : votre client ne paie que le prix convenu.
Et l'Urssaf ?
En auto-entreprise, vous déclarez votre chiffre d'affaires quand vous l'encaissez. L'acompte se déclare donc sur la période où vous l'avez reçu, le solde sur la période où il est payé. Additionnés, ils font exactement le prix de la prestation, jamais plus.
C'est précisément ce que casse une facture finale qui ne déduit pas l'acompte : votre livre de recettes et votre chiffre d'affaires déclaré gonflent de la somme comptée deux fois.
Si l'acompte a déjà été mal facturé
Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas. Si une facture finale a repris le total sans déduire l'acompte :
- émettez un avoir qui annule cette facture ;
- émettez la facture de solde correcte, acompte déduit ;
- prévenez votre client que la première facture est annulée par l'avoir.
C'est la même logique que pour toute erreur de facture, détaillée dans corriger, annuler ou supprimer une séance.
Comment SerenGest vous accompagne
Le calcul du solde n'est pas votre métier : SerenGest le fait pour vous.
- L'acompte depuis le devis. Sur un devis accepté, « Facturer un acompte » : vous choisissez un pourcentage ou un montant, et la facture d'acompte est émise et rattachée au devis. Si votre client vient de dire oui, « Accepter & facturer un acompte » le fait en un seul geste.
- Plusieurs acomptes si besoin, avec un garde-fou : leur total ne peut pas dépasser le montant convenu.
- « Facturer le solde », au lieu de « Transformer en facture », dès qu'un acompte existe. Le solde reprend les lignes et la remise du devis, déduit chaque acompte avec son numéro, et n'appelle que le reste.
- Rien n'est facturé deux fois. Si un acompte a été facturé à part, sans être relié au devis, SerenGest vous demande au moment de facturer s'il concerne ce devis, et le déduit si vous répondez oui.
- Tout est regroupé. Dans Mes revenus, le devis, ses acomptes et le solde forment une seule prestation, avec ce qui est réglé et ce qui reste dû. Votre client retrouve les mêmes factures dans son espace client.
- Un livre de recettes juste. Chaque encaissement est compté à sa date, ce qui alimente directement votre déclaration de chiffre d'affaires.
Questions fréquentes
Puis-je demander un acompte sans faire de devis ? Oui. Une facture d'acompte peut porter sur une prestation convenue autrement, par exemple par e-mail. Le devis reste le plus simple pour fixer le total, les conditions et le montant de l'acompte.
Quel pourcentage demander ? Aucune règle n'impose un montant. 30 % est un usage fréquent, plus pour une prestation qui vous oblige à engager des frais (location de salle, matériel).
Mon client annule après avoir versé un acompte : je le rembourse ? Un acompte engage votre client à payer la prestation : vous pouvez en principe le conserver, voire réclamer le reste, selon ce que prévoient vos conditions. Avec des arrhes, il les perd simplement. En cas de doute, ce que vous avez écrit dans le devis fait foi.
Je ne suis pas soumis à la TVA, ça change quelque chose ? Non : les factures d'acompte et de solde portent simplement la même mention que vos autres factures. Voyez franchise ou exonération de TVA.
Dans quelle formule ? Les factures d'acompte et de solde sont disponibles dès Envol. L'acompte rattaché à un devis demande la formule Sérénité, qui inclut les devis (voir les formules).
Pour la facture elle-même, la facturation électronique s'applique aussi à vos factures d'acompte et de solde. Essayez SerenGest gratuitement : votre prochain solde se calcule tout seul.
