« Vous pouvez me renvoyer la facture ? », « Il me faudrait une attestation pour ma mutuelle », « C'était quand, mon dernier rendez-vous ? ». Chacune de ces questions vous prend cinq minutes, souvent le soir, et vous en recevez plusieurs par semaine.
L'espace client répond à votre place. Chacun de vos clients a sa page personnelle, à vos couleurs, où il retrouve tout ce qui le concerne, au moment où il en a besoin.
Un lien, pas de compte
Votre client n'a rien à créer : ni compte, ni mot de passe. Il reçoit un lien personnel et c'est tout. Ce lien arrive :
- dans ses e-mails de facture et ses rappels de rendez-vous, avec une ligne « Toutes vos factures restent disponibles dans votre espace » ;
- quand vous le lui envoyez, depuis sa fiche (menu ⋯ → « Espace client »), en un clic par SMS ou par e-mail. Le lien est court, il tient sans peine dans un SMS.
Il a perdu le lien ? Sur votre page publique, « Déjà client ? Retrouver mon espace » le lui renvoie par e-mail, à l'adresse que vous avez dans sa fiche.
Ce que votre client y trouve
- Ses rendez-vous à venir, avec un bouton pour déplacer ou annuler s'il a réservé en ligne, sinon votre numéro.
- Ce qui reste à régler, avec le paiement en ligne quand vous l'avez activé.
- Ses factures et ses avoirs, téléchargeables en PDF, sans vous solliciter.
- Ses attestations de paiement, une par année, prêtes à imprimer pour sa mutuelle. Pour les services à la personne, l'attestation fiscale annuelle, avec la part réglée en CESU préfinancé (voir la facturation mensuelle des services à la personne).
- Ses devis en attente, à consulter et à accepter en ligne.
- Ses cartes de séances et ses bons cadeaux, avec ce qu'il lui reste.
- Pour vos clients professionnels, le relevé de l'activité en cours avant la facture (voir facturer vos clients pros au fil de l'eau).
- Un bouton « Reprendre rendez-vous », quand votre réservation en ligne est ouverte (voir la réservation en ligne sans perdre la main sur votre agenda).
Ce que votre client peut faire
- Vous écrire. Son message arrive dans les Échanges de sa fiche, et vous êtes prévenu par e-mail. Votre réponse lui parvient par e-mail et reste visible dans son espace. Un rappel discret précise que les questions de santé se traitent de vive voix.
- Mettre à jour ses coordonnées de facturation (adresse, e-mail, et pour un professionnel : raison sociale, SIRET, n° de TVA, référence de commande). Elles s'appliquent aux factures suivantes, jamais à celles déjà émises.
- Laisser un avis sur sa dernière séance, et choisir s'il accepte qu'il soit publié sur votre page publique (voir votre page publique et l'annuaire).
Vous gardez la main
- Vous choisissez les rubriques visibles, une fois pour tous vos clients : masquez par exemple les attestations si vous n'en faites pas.
- « Voir comme mon client » vous montre exactement sa page avant de lui envoyer le lien.
- « Désactiver ce lien » coupe l'accès à tout moment, par exemple pour un téléphone perdu ou un lien transmis par erreur. Un nouveau lien est créé, l'ancien ne mène plus à rien.
Et la confidentialité ?
L'espace client ne montre aucune information de santé : ni motif, ni notes, ni bilan. Seul le nom de la prestation apparaît à côté de la date. Chaque lien est propre à un client et ne donne accès qu'à ses propres documents. La page n'est pas référencée par les moteurs de recherche.
Ce que ça change pour vous
Moins de factures à renvoyer, moins d'attestations à rédiger en fin d'année, des paiements qui arrivent sans relance, et des clients qui reprennent rendez-vous d'eux-mêmes. L'espace client prolonge aussi vos rappels de rendez-vous : un client qui sait où retrouver ses rendez-vous les oublie moins.
Questions fréquentes
Mes clients doivent-ils créer un compte ? Non. Le lien personnel suffit, sans mot de passe.
Un client suivi par deux praticiens qui utilisent SerenGest voit-il tout au même endroit ? Non : chaque praticien a son propre espace, à sa marque. Votre client ne voit jamais les rendez-vous ni les factures d'un autre praticien.
Un client peut-il modifier une facture ? Non. Il peut corriger ses coordonnées pour les prochaines factures ; une facture émise ne change jamais.
Dans quelle formule ? L'espace client est inclus dès la formule Envol : voir les formules.
