La séance est finie, votre client est encore dans l'entrée, le suivant arrive. La facture est bien créée, mais l'envoyer ? On se dit « ce soir ». Le soir, on oublie. Trois semaines plus tard, le client demande « vous pouvez me renvoyer la facture pour ma mutuelle ? », ou pire, une facture reste impayée parce qu'il ne l'a jamais reçue. Voici comment ne plus jamais y penser, et comment relancer un impayé sans avoir l'impression de réclamer.
Pourquoi on n'envoie pas ses factures
Ce n'est pas de la négligence : c'est un geste de trop, au mauvais moment. Envoyer une facture à la main, c'est ouvrir sa messagerie, retrouver l'adresse, joindre le PDF, écrire deux lignes polies. Multiplié par chaque séance, c'est un quart d'heure par jour que personne n'a.
La bonne question n'est donc pas « comment penser à envoyer ? », mais « comment ne plus avoir à y penser ? ».
Décider une fois par client, pas à chaque séance
Chaque client a sa façon de recevoir ses factures : certains les veulent par e-mail (pour leur mutuelle, leur comptable, leur employeur), d'autres n'en ont pas besoin, d'autres encore préfèrent les retrouver dans un espace en ligne. Ce choix ne change pas d'une séance à l'autre.
Dans SerenGest, la question vous est posée une seule fois, à la première clôture d'un client, dans la fenêtre « Encaisser » :
Comment envoyer ses factures à Marie ? ◉ Par e-mail, automatiquement (recommandé) ○ Seulement dans son espace client ○ Je la remets moi-même
Si sa fiche n'a pas encore d'adresse e-mail, vous la saisissez là, elle s'ajoute à sa fiche. C'est tout : aux séances suivantes, la fenêtre affiche simplement « Partira par e-mail à marie@… dans 10 minutes ». Vous encaissez, vous passez au client suivant.
Pour vos clients professionnels facturés sans rendez-vous (en facture libre ou au fil de l'eau), la même question apparaît à l'étape « Finaliser » de la facture. Et les factures de fin de mois émises automatiquement partent de la même façon.
Dix minutes pour corriger une erreur
Une facture émise ne se modifie plus : c'est la règle, et elle vaut encore plus avec la facturation électronique. Une erreur de montant se corrige par un avoir, comme expliqué dans corriger une séance sans s'embrouiller. Encore faut-il ne pas l'avoir déjà envoyée.
C'est pourquoi la facture ne part pas à la seconde : elle part dix minutes après la clôture. Juste après avoir encaissé, un message s'affiche avec un bouton « Annuler l'envoi ». Vous préférez tout envoyer d'un coup ? Choisissez l'envoi en fin de journée, vers 19 h.
Un client qui ne doit exceptionnellement pas recevoir sa facture ? Le lien « Pas cette fois » de la fenêtre « Encaisser » suffit, sans changer son choix habituel.
Un e-mail qui ne ressemble pas à une réclamation
Un e-mail de facture se lit d'abord comme « je dois payer ». Quand le client a déjà réglé, c'est inutilement inquiétant. Les e-mails envoyés par SerenGest disent donc les choses simplement :
- l'objet donne la date et votre nom : « Votre facture du 4 novembre 2026 — Cabinet Sophie Martin ». Jamais le motif de la séance ni la prestation, ce qui compte pour les praticiens de santé, les psys et tous ceux qui reçoivent des confidences ;
- si la facture est réglée, l'e-mail le dit : « Votre règlement est bien reçu, merci : vous n'avez rien à faire » ;
- si elle reste à régler, un bouton « Payer en ligne » apparaît quand vous avez créé un lien de paiement ;
- la facture est jointe en PDF, et le client retrouve toutes les autres dans son espace client ;
- l'e-mail est à vos couleurs, et une réponse du client arrive dans votre propre boîte.
Les avoirs, eux, ne partent jamais tout seuls : ils accompagnent toujours une explication, que vous écrivez vous-même.
Et si l'adresse manque ?
Rien ne part, et rien ne se perd. Une facture qui devait partir par e-mail chez un client sans adresse valide vous est signalée dans Mes revenus → À vérifier → « Factures non envoyées ». Vous ajoutez l'adresse, vous cliquez « Envoyer », c'est réglé.
Vous prenez vos rendez-vous sur Resalib ? Les adresses de vos nouveaux clients peuvent arriver toutes seules : voyez comment récupérer leurs coordonnées.
Relancer un impayé sans se sentir gêné
Réclamer de l'argent à quelqu'un qu'on accompagne, c'est inconfortable. Pourtant, la plupart des impayés ne sont pas de la mauvaise volonté : un e-mail noyé, un virement oublié, une carte restée dans le sac. Un petit message courtois, au bon moment, suffit presque toujours.
Trois règles simples :
- Relancer tôt. Une semaine après la facture, un rappel est un service rendu. Trois mois après, c'est un reproche.
- Rester factuel et facile. Le montant, la façon de payer, un merci. Pas de justification, pas d'excuse.
- Ne relancer qu'une facture que le client a reçue. Sinon, ce n'est pas une relance, c'est un premier envoi maladroit.
Dans SerenGest, Mon suivi → « Échanges à faire » affiche un bloc « Factures à régler » : les clients dont une facture attend depuis sept jours. « Relancer » ouvre un message prêt à envoyer, avec le montant dû et le lien pour payer ; « Plus tard » le repousse d'une semaine. Rien ne part sans vous.
Vous préférez ne même pas y penser ? Une option envoie un rappel courtois, une seule fois, dix jours après l'envoi d'une facture restée impayée. Uniquement pour une facture que le client a bien reçue par e-mail, et jamais à un client qui a refusé les e-mails.
Entre professionnels, les règles sont plus strictes : le délai de paiement est fixé par la loi (30 jours après la prestation à défaut d'accord, 60 jours au plus), et vos factures doivent mentionner les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Pour vos clients pros, voyez aussi comment envoyer et faire accepter un devis et demander un acompte : c'est encore le meilleur moyen de ne pas courir après un paiement.
Savoir où vous en êtes
Sur Mon suivi, la carte « Factures émises ce mois » indique combien sont parties chez vos clients (« 12 sur 14 envoyées au client ») et en combien de jours vos factures sont réglées en moyenne. Sur la fiche d'un client, la carte « Échanges » garde la trace de chaque envoi, et l'onglet Facture d'une séance dit quand elle est partie.
Vos questions
Mes clients reçoivent-ils un e-mail à chaque séance ? Seulement ceux pour qui vous avez choisi « par e-mail ». Pour un client qui préfère son espace en ligne ou une facture remise en main propre, rien ne part.
Puis-je choisir « par e-mail » pour tous mes clients d'un coup ? Oui : Réglages → Communications propose de le faire pour tous ceux qui ont une adresse et n'ont pas encore de choix. Un choix déjà fait n'est jamais modifié, et vous voyez combien de fiches changent avant de confirmer.
Mon client ne retrouve plus sa facture. Elle est dans son espace client, avec toutes les autres et ses attestations de paiement : envoyez-lui simplement le lien de son espace, il les retrouvera seul, aujourd'hui comme dans un an.
Dans quelle formule ? L'envoi automatique des factures par e-mail est inclus dès la formule gratuite Démarrage. Le rappel automatique de paiement est inclus dès Envol, comme les rappels de rendez-vous ; l'espace client aussi. La suggestion « Factures à régler » et l'écriture de messages depuis la fiche client sont incluses dès Sérénité, comme le lien de paiement en ligne (voir les formules).
Vos factures dorment dans le logiciel au lieu d'arriver chez vos clients ? Essayez SerenGest gratuitement : choisissez une fois, elles partent toutes seules.
