Dans beaucoup de cabinets de bien-être, de coaching ou de thérapie, le chèque reste un moyen de paiement courant. Et avec lui, une petite corvée qui revient tous les mois : retrouver les chèques reçus, les additionner, remplir le bordereau de la banque, puis se demander trois semaines plus tard si celui de Mme Roux a bien été déposé. Voici comment transformer ce rituel en deux minutes, sans cahier ni tableur.
Ce que votre banque attend d'un bordereau de remise
Le bordereau de remise de chèques est la liste qui accompagne votre dépôt. Selon les banques, il demande tout ou partie de ces informations :
- le nombre de chèques remis et le montant total ;
- pour chaque chèque, le nom de l'émetteur, parfois son numéro et la banque qui l'a émis ;
- la date de la remise et votre signature.
Rien de compliqué — à condition d'avoir noté ces informations au moment où le client vous tend son chèque. Une fois le chèque au fond d'une enveloppe, reconstituer qui a payé quoi devient fastidieux.
Bon à savoir : en France, un chèque est valable un an et huit jours à compter de sa date d'émission. Passé ce délai, votre banque peut le refuser. Un chèque oublié n'est donc pas qu'un désagrément : c'est de l'argent qui peut être perdu.
Étape 1 : noter le n° et la banque au moment d'encaisser
Dans SerenGest, tout part de l'encaissement de la séance. Quand vous choisissez Chèque comme moyen de paiement, deux champs facultatifs apparaissent : n° du chèque et banque émettrice. Dix secondes, le chèque en main.
Vous avez oublié ? Pas grave : ces informations se complètent aussi plus tard, depuis la liste des encaissements (un petit crayon sur la ligne du chèque). Et si la facture est réglée après coup, par exemple une facture envoyée puis payée par chèque la semaine suivante, les mêmes champs apparaissent dans « Marquer la facture comme payée ».
Étape 2 : voir d'un coup d'œil ce qui a été encaissé, mode par mode
Dans Ma trésorerie, la carte « Encaissements par mode » liste vos encaissements du mois, rangés par moyen de paiement : chèque, espèces, carte bancaire, virement, paiement en ligne, CESU. Chaque pastille affiche le total du mode ; celle des chèques indique en plus ce qui est déjà remis et ce qui est encore en caisse.
Un bandeau en haut de la carte rappelle les chèques pas encore déposés, tous mois confondus. C'est lui qui retrouve le chèque d'août glissé entre deux dossiers.
Étape 3 : imprimer le bordereau et marquer la remise
Filtrez sur Chèque, puis cliquez sur « Bordereau de chèques » : une version imprimable s'ouvre, avec pour chaque chèque la date, l'émetteur, le n°, la banque et le montant, le total, et un emplacement pour la date et la signature. Vous pouvez l'imprimer ou l'enregistrer en PDF ; le bouton CSV l'exporte pour un tableur.
Une fois à la banque, cochez les chèques déposés puis « Marquer comme déposé en banque » (date de la remise et, si vous le souhaitez, le numéro du bordereau de la banque). Ils passent en vert « Remis le… ». Vos remises passées restent dans « Mes remises en banque », d'où vous pouvez réimprimer un bordereau. Une erreur ? La petite croix à côté de « Remis le… » remet le chèque en caisse.
Pourquoi c'est utile au-delà du bordereau
- Votre livre de recettes est plus complet. En micro-entreprise, le livre de recettes doit mentionner, pour chaque encaissement, le montant, le client, le mode de règlement et la référence de la pièce justificative. Le mode choisi à l'encaissement est repris automatiquement dans l'export CSV du livre de recettes de Ma trésorerie.
- Vous rapprochez vos relevés sans chercher. Une remise de 120 € sur votre relevé bancaire correspond à une remise précise, datée, avec ses chèques.
- Vous ne mélangez plus chèques et espèces. Le liquide se gère différemment : on ne le suit pas billet par billet mais comme un solde. C'est le sujet de notre article sur le livre de caisse et le fond de caisse.
Et les autres moyens de paiement ?
La carte bancaire, le virement et le paiement en ligne arrivent directement sur votre compte : il n'y a rien à déposer, ils sont simplement listés avec leur total. Le CESU a son propre fonctionnement (et un impact sur le chiffre d'affaires à déclarer à l'Urssaf) : nous l'expliquons dans notre article sur la facturation mensuelle et le CESU.
À retenir
- Notez le n° et la banque du chèque au moment de l'encaissement : c'est ce qui rend le bordereau instantané.
- Imprimez le bordereau du mois en un clic, puis cochez les chèques déposés : tout le reste est « en caisse ».
- Le rappel des chèques non déposés, tous mois confondus, évite de laisser dépasser le délai de validité d'un an et huit jours.
- Ces outils sont inclus dans toutes les formules, y compris l'offre gratuite Démarrage — voir les tarifs.
Vous êtes praticien bien-être, sophrologue ou naturopathe et beaucoup de vos clients règlent encore par chèque ? Essayez SerenGest gratuitement : votre prochain bordereau sera prêt avant d'arriver à la banque.
