Un dispensaire pour le Téléthon, une matinée de séances au profit de l'association du quartier, un atelier dont la participation est reversée à une cause : vous donnez votre temps, les participants donnent de l'argent, et tout part à l'association.
C'est simple sur le papier. Sur place, c'est autre chose : des billets dans une boîte, des chèques à l'ordre de… on ne sait plus qui, un paiement par carte sur votre terminal, et le soir, une question : combien remettre, et sous quelle forme ? Voici comment organiser la collecte pour que l'association reçoive une caisse claire, et pour que ces sommes ne se mélangent jamais à votre chiffre d'affaires.
Un atelier solidaire n'est pas un atelier comme les autres
Dans un atelier payant, chaque place réglée est une vente : elle donne lieu à une facture et compte dans votre chiffre d'affaires. Dans un atelier solidaire, l'argent ne vous appartient pas : vous le collectez pour le compte de l'association, puis vous le lui remettez.
Trois conséquences :
- Pas de facture au nom du participant : il ne vous achète rien, il fait un don.
- Pas de recette dans vos comptes : ces sommes ne doivent ni gonfler votre chiffre d'affaires, ni apparaître dans votre déclaration Urssaf.
- Une traçabilité irréprochable : chaque euro collecté doit pouvoir être retrouvé dans la caisse remise à l'association.
En cas de doute sur un cas particulier, demandez l'avis de votre comptable : il vous dira comment traiter, par exemple, un don arrivé sur votre compte professionnel.
Avant la journée : préparer la collecte
Déclarer votre animation
Pour une grande cause comme le Téléthon, déclarez votre animation auprès de l'organisation (la coordination de votre département, pour le Téléthon). Elle vous indiquera comment remettre les fonds, comment sont délivrés les reçus fiscaux aux donateurs, et les règles d'utilisation de son nom et de son logo. Ne reprenez pas un logo sans y être autorisé.
Décider comment on donne
- Un don conseillé (« 10 € la séance, plus si vous le souhaitez ») rassure ceux qui ne savent pas combien donner, sans fermer la porte aux plus généreux.
- Les chèques sont toujours à l'ordre de l'association, jamais au vôtre. Indiquez l'ordre exact sur la page de réservation et sur place : un chèque à votre nom vous obligerait à l'encaisser sur votre compte.
- Les espèces vont dans une urne réservée à la collecte, jamais dans votre caisse du cabinet.
- La carte bancaire : si vous utilisez votre terminal (SumUp ou autre), l'argent arrive sur votre compte. C'est possible, mais il faudra le reverser par virement à l'association, et garder la preuve de ce virement.
Garder la réservation en ligne
Une journée solidaire reste une journée de séances. Pour éviter la file d'attente du matin et les creux de l'après-midi, gardez des créneaux réservables en ligne, comme pour un dispensaire classique. Les participants réservent leur heure, et viennent donner sur place. Ne proposez pas le paiement en ligne : il encaisserait les dons sur votre compte.
Annoncer un objectif
« Objectif : 1 000 € pour la recherche » donne un cap à tout le monde. Affiché sur votre page, mis à jour au fil de la journée, il donne envie de participer, et de partager. Reprenez-le sur une affiche avec QR code, à poser à la mairie, à l'école et chez les commerçants : on scanne, on réserve son créneau.
Le jour J : noter chaque don au moment où il arrive
Le piège d'une journée solidaire, c'est de tout compter le soir, avec une boîte pleine de billets et de chèques, sans savoir à quelle séance correspond quoi. Un seul réflexe suffit : noter chaque don au moment où vous le recevez, avec son mode (espèces, chèque, carte, virement) et son montant.
- Pour un participant inscrit, le don se note sur sa ligne.
- Pour un passant qui glisse un billet dans l'urne sans séance, notez-le aussi, comme un don sans séance.
- Pour un chèque, gardez-le à part, avec les autres : ils seront listés un par un sur le bordereau.
Si vous êtes plusieurs praticiens, désignez une seule personne pour la caisse : c'est le meilleur moyen de ne rien perdre.
Après la journée : remettre une caisse claire
Le soir même, ou le lendemain :
- Comptez la caisse par mode : espèces, chèques, carte, virements. Le total doit correspondre à ce que vous avez noté.
- Préparez un bordereau de remise : les totaux par mode, le détail des chèques (montant, nom, numéro, banque), et les paiements par carte à reverser. C'est le même principe qu'un bordereau de remise de chèques en banque.
- Faites-le signer par vous et par la personne qui reçoit les fonds pour l'association. Gardez-en une copie : c'est votre preuve que tout a été remis.
- Reversez par virement les dons reçus par carte sur votre compte, et gardez la preuve du virement.
- Remerciez : un message aux participants avec le montant final fait plaisir, et donne envie de revenir l'an prochain.
Les reçus fiscaux des donateurs sont délivrés par l'association, selon ses propres règles : renvoyez vers elle les personnes qui en demandent un.
Avec SerenGest : l'atelier solidaire, de la réservation à la remise
Dans Mes ateliers, cochez « Atelier solidaire » dans la fenêtre de l'atelier, puis indiquez l'association bénéficiaire, l'ordre des chèques et, si vous le souhaitez, un objectif. Le prix devient un don conseillé.
Sur votre page publique, l'atelier affiche « Au profit de… », une jauge de la collecte (« 640 € collectés sur 1 000 € », que vous pouvez masquer), et rappelle que le don se règle sur place, avec l'ordre des chèques. L'e-mail de confirmation le redit aux participants.
Le jour J, dans les Inscriptions de l'atelier :
- sur chaque participant, touchez « Don » : le mode et le montant réellement donné ;
- « Voir la caisse » affiche le total, l'objectif, le détail par mode et les inscrits qui n'ont pas encore donné ;
- « Ajouter un don sans séance » pour l'urne et les passants.
Après la journée, le bordereau de remise est prêt à imprimer : totaux par mode, liste des chèques avec une colonne pour le numéro et la banque, paiements par carte signalés « à reverser par virement », et deux cases de signature.
Et surtout : ces dons restent hors de vos comptes. Pas de facture, pas de recette : ils n'apparaissent ni dans Mes revenus, ni dans Ma trésorerie, ni dans votre chiffre d'affaires. Une fois l'atelier passé, votre page publique garde la trace de votre engagement : « 1 240 € collectés pour l'association ».
Vous organisez la journée à plusieurs ? Chaque praticien a ses créneaux, ses pauses et son planning sur son téléphone : voir comment organiser un dispensaire.
Les ateliers sont inclus dans la formule Sérénité, les dispensaires dans Plénitude : voir les tarifs.
La check-list de l'atelier solidaire
- Avant : déclarer l'animation auprès de l'association, fixer un don conseillé et un objectif, annoncer l'ordre des chèques, ouvrir les créneaux en ligne.
- Le jour J : une urne à part, une seule personne à la caisse, chaque don noté au moment où il arrive, avec son mode.
- Le soir : compter par mode, préparer le bordereau, le faire signer, reverser les paiements par carte.
- Ensuite : remercier les participants, renvoyer vers l'association pour les reçus fiscaux.
- Toujours : ces sommes ne sont pas votre chiffre d'affaires. Ni facture, ni recette.
Vous préparez une journée au profit d'une association ? Essayez SerenGest gratuitement : vos participants réservent leur créneau en ligne, et la caisse est prête à remettre le soir même.
