Fin d'année, votre comptable (ou simplement votre conscience) vous réclame « toutes les factures de l'année ». Vous ouvrez votre boîte mail, votre dossier « Téléchargements », la boîte à chaussures… et il en manque toujours deux ou trois : la box de mars, le renouvellement de l'assurance, un logiciel payé par carte. Ce guide fait le point sur ce qu'il faut garder, combien de temps, et surtout sur la façon de ne plus rien perdre, sans devenir comptable.
« Je suis en micro-entreprise, à quoi bon garder mes factures d'achat ? »
C'est vrai : en micro-entreprise, vos dépenses ne sont pas déduites une par une. L'impôt est calculé sur votre chiffre d'affaires, après un abattement forfaitaire (34 % pour les activités libérales en BNC, 50 % pour les prestations de services en BIC, 71 % pour la vente). Pourtant, vos justificatifs restent précieux :
- Si vous vendez des marchandises (huiles essentielles, compléments, livres en complément de vos séances), un registre récapitulatif des achats est obligatoire, et il s'appuie sur vos factures ;
- Si vous passez au régime réel (par choix ou parce que vous dépassez les plafonds de la micro-entreprise), vos dépenses deviennent déductibles — à condition de pouvoir les prouver ;
- Si vous êtes redevable de la TVA, la TVA payée sur vos achats ne se récupère qu'avec une facture en bonne et due forme ;
- Et dans tous les cas, c'est le seul moyen de savoir ce que votre activité vous coûte vraiment : votre chiffre d'affaires ne dit rien de votre rentabilité.
Combien de temps les conserver ?
- Au moins 6 ans : c'est le délai pendant lequel l'administration fiscale peut demander à consulter vos documents (Livre des procédures fiscales, art. L102 B) ;
- 10 ans si vous êtes commerçant : le Code de commerce (art. L123-22) l'impose pour les documents comptables et leurs pièces justificatives.
Une facture reçue sous forme électronique se conserve sous forme électronique : pas besoin de l'imprimer. Depuis le 1ᵉʳ septembre 2026, vos fournisseurs commencent d'ailleurs à vous l'envoyer par une plateforme agréée — la réception est obligatoire pour toutes les entreprises, y compris la vôtre.
Le vrai problème : la facture qu'on ne voit pas manquer
Perdre une facture qu'on a eue entre les mains, c'est rare. Ce qui arrive tout le temps, c'est la facture jamais reçue : un prélèvement passe chaque mois, mais la facture reste dans l'espace client du fournisseur, ou dans un e-mail classé en promotion. Personne ne s'en aperçoit… avant décembre.
La parade : savoir, pour chaque dépense qui revient, à quel rythme elle doit arriver. Dans SerenGest, c'est le rôle des abonnements (comment les mettre en place en 2 minutes) : une box facturée tous les mois, une assurance une fois par an, un loyer chaque mois.
Être prévenu quand une facture manque
Une fois l'abonnement créé, l'application connaît le rythme. Si la facture attendue n'est toujours pas là 20 jours après la date prévue, l'encart « À surveiller » de Mes dépenses l'affiche : « Il manque une facture (attendue vers le 5 sept.) ».
Un toucher sur l'alerte ouvre la fiche du fournisseur : vous voyez quelle facture manque, et vous pouvez la récupérer dans votre espace client le mois même, quand c'est encore facile.
Un abonnement arrêté (vous avez changé d'opérateur) ? Cochez « Abonnement terminé » : plus aucune facture n'est attendue, et l'historique reste consultable.
La méthode en 4 réflexes
- Un seul endroit pour toutes les factures d'achat : celles qui arrivent par Pennylane s'y rangent toutes seules, les autres s'y ajoutent avec leur justificatif — y compris en photographiant le ticket.
- Un abonnement par dépense qui revient, avec son n° client : c'est lui qui permet de tout retrouver.
- Traiter l'alerte quand elle arrive, pas en décembre.
- Exporter une fois par an pour votre comptable : Mes dépenses produit un fichier CSV (date, fournisseur, abonnement, n° client, n° de facture, catégorie, montant) qui s'ouvre directement dans Excel.
Les dépenses payées en liquide suivent le même chemin : elles sortent de votre livre de caisse, mais la facture rejoint Mes dépenses.
Quelle formule pour quoi ?
L'export CSV et le classement par fournisseur sont inclus dès Démarrage (gratuit, avec Pennylane connecté). Les abonnements sont inclus à partir d'Essor, et l'alerte « Il manque une facture » à partir de Sérénité. Le détail est sur la page des tarifs.
À retenir
- Même en micro-entreprise, gardez vos justificatifs : registre des achats si vous vendez, passage au réel, TVA, et pilotage de votre rentabilité.
- Conservez-les au moins 6 ans, 10 ans si vous êtes commerçant.
- Le risque n'est pas la facture perdue, c'est la facture jamais reçue : donnez un rythme à chaque abonnement et laissez l'application vous prévenir.
Vous préférez passer vos soirées ailleurs que dans vos e-mails ? Essayez SerenGest gratuitement et rassemblez toutes vos factures d'achat au même endroit. Pour voir le statut sous toutes ses coutures, lisez aussi notre page auto-entrepreneur.
