Un atelier pour une entreprise, une formation pour une association, un accompagnement pour une équipe : dès que vous travaillez pour un client professionnel, le rendez-vous laisse place au devis. On vous le demande avant de dire oui, il circule en interne, il revient signé… ou pas. Voici comment le rédiger correctement, le faire accepter sans relances interminables et le transformer en facture sans erreur.
Le devis : une proposition qui devient un contrat
Un devis est une proposition chiffrée. Tant que votre client ne l'a pas accepté, il ne l'engage à rien. Une fois accepté, il devient un contrat : vous vous engagez sur la prestation et le prix, votre client sur le paiement.
Il n'est pas obligatoire dans la plupart des activités (il l'est dans certains secteurs, comme le dépannage à domicile ou les services à la personne au-delà d'un certain montant). Mais avec un client professionnel, il est presque toujours demandé : c'est souvent lui qui déclenche le bon de commande chez votre client.
Ce qu'un devis doit contenir
Un devis clair évite la plupart des discussions au moment de la facture :
- Vos coordonnées (nom, adresse, numéro SIRET) et celles de votre client (raison sociale, adresse, SIRET si vous l'avez).
- La date et un numéro de devis.
- Le détail de la prestation : intitulé, quantité (heures, jours, séances, participants), prix unitaire, total.
- Le total HT et TTC, ou la mention qui s'applique si vous ne facturez pas la TVA (franchise ou exonération, voyez notre article sur la TVA).
- La durée de validité de l'offre : 30 jours est un bon réflexe. Passé ce délai, vos prix ne vous engagent plus.
- Les conditions : acompte éventuel, délai et moyens de paiement, conditions d'annulation.
Si vous demandez un acompte à la signature, dites-le dans le devis : c'est ce qui le rend exigible. Tout le fonctionnement est détaillé dans notre article Facture d'acompte et facture de solde.
Faire accepter : la signature « bon pour accord »
Le geste classique, c'est le devis imprimé, daté, signé avec la mention « bon pour accord », scanné et renvoyé. Avec un client professionnel, cela peut prendre des semaines : l'impression, la signature du responsable, le scan qui se perd dans une boîte e-mail.
L'acceptation en ligne produit le même effet, à condition de garder une trace de qui a accepté, quoi et quand. Un simple « OK » par e-mail vaut aussi accord, mais il est plus difficile à retrouver le jour où un désaccord survient.
Quelques réflexes qui font gagner du temps :
- Relancez à J+7 si vous n'avez pas de nouvelles : un devis oublié est rarement un devis refusé.
- Relancez avant la fin de validité, plutôt qu'après : un devis expiré oblige à tout reprendre.
- Ne modifiez pas un devis accepté. Si le besoin change, faites un nouveau devis : votre client doit accepter ce que vous allez facturer.
Du devis à la facture
Le devis accepté ne se transforme pas en facture : ce sont deux documents distincts. La facture reprend les lignes du devis, porte son propre numéro dans votre suite de factures et mentionne idéalement la référence du devis.
Avec un client professionnel, la facture doit en plus comporter :
- le numéro SIREN de votre client, et sa référence de commande s'il vous en a donné une ;
- la date d'échéance, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement ;
- si votre client est un organisme public (mairie, école, hôpital), elle se dépose sur Chorus Pro au lieu de partir par e-mail.
Et si vous intervenez à la demande, au fil du mois, plutôt que sur une prestation chiffrée à l'avance, le devis n'est pas le bon outil : notez vos tâches et regroupez-les en fin de mois, comme expliqué dans facturer vos clients pros au fil de l'eau.
Comment SerenGest vous accompagne
Vous n'êtes ni gestionnaire ni comptable, et un client professionnel ne devrait pas vous transformer en service administratif :
- Une fiche adaptée aux pros. Pour un client professionnel, sa fiche met en avant ses devis, ses factures et l'activité à facturer. Les rendez-vous passent au second plan, et le bouton principal devient « Facture ou devis ».
- Le devis en quelques lignes. Prestations du catalogue, quantités, remise éventuelle, validité de 30 jours proposée d'office. Le numéro est attribué automatiquement.
- Envoyé par e-mail à vos couleurs, avec un lien vers une page où votre client consulte le devis et l'accepte en ligne : il saisit son nom et coche « Bon pour accord ». SerenGest garde la date, le nom et une empreinte du contenu accepté. Un devis accepté ne se modifie plus.
- Les relances au bon moment. Mes revenus vous signale le devis sans réponse depuis une semaine, celui qui expire bientôt et celui qui a été accepté et attend sa facture.
- Un clic pour facturer. « Transformer en facture » émet une vraie facture à partir des lignes du devis (au format Factur-X, déposée dans Pennylane si vous l'avez relié). Avec un acompte, c'est la facture de solde qui est émise, acompte déduit.
- Un espace pour votre client. Dans son espace client, un client professionnel retrouve ses devis à accepter, ses factures et ce qu'il reste à régler, sans rubrique rendez-vous qui n'aurait pas de sens pour lui.
Questions fréquentes
Un devis signé par e-mail ou en ligne a-t-il la même valeur qu'un devis papier ? Oui, dès lors que vous pouvez montrer qui a accepté, quoi et quand. C'est tout l'intérêt de garder le nom du signataire, la date et le contenu exact du devis accepté.
Mon client veut modifier le devis après l'avoir accepté : que faire ? Faites un nouveau devis, qu'il accepte à son tour. Modifier un devis accepté reviendrait à facturer autre chose que ce qu'il a validé.
Combien de temps un devis reste-t-il valable ? Le temps que vous indiquez. Sans mention, l'offre est censée tenir un « délai raisonnable », d'où l'intérêt d'écrire une date de validité.
Dans quelle formule ? Les devis, l'acceptation en ligne et le passage à la facture sont inclus à partir de Sérénité. L'espace client et les factures libres sont disponibles dès Envol (voir les formules).
Vous êtes consultant, formateur, coach, créatif ou développeur freelance ou artisan ? Essayez SerenGest gratuitement et envoyez votre prochain devis en quelques minutes.
