Un client ne vient pas, un rendez-vous a été saisi deux fois, vous avez encaissé en carte ce qui a été payé en espèces, ou le tarif n'était pas le bon… Rien de grave : ce sont les erreurs les plus courantes quand on facture en rendez-vous. Le vrai piège, c'est de mal les corriger. On se retrouve alors avec cinq lignes pour une seule séance, des avoirs dans tous les sens, et un compteur de séances qui ne veut plus rien dire.
La règle d'or tient en une phrase : une séance se corrige, une facture ne se supprime jamais. Voici le bon geste pour chaque situation.
Le bon geste selon ce qui s'est passé
| Ce qui s'est passé | Le bon geste | Ce que ça fait |
|---|---|---|
| Le client n'est pas venu, sans prévenir | Absent | Rien n'est facturé, la séance reste dans l'historique |
| Le client a prévenu : on reporte ou on annule | Déplacer ou Annuler | Le créneau se libère, rien n'est facturé |
| Séance créée en double, ou par erreur, pas encore facturée | Supprimer (erreur, doublon) | Elle disparaît, comme si elle n'avait jamais existé |
| Séance clôturée mais sans facture | Facturer | La facture est émise, sans toucher au paiement déjà noté |
| Payé en espèces et non en carte (ou l'inverse) | Corriger → Le mode de paiement | La facture reste la même, aucun nouveau document |
| Le montant ou la prestation n'était pas le bon | Corriger → Le montant ou la prestation | Un avoir annule la facture, vous refacturez le bon montant |
| La séance n'aurait jamais dû être facturée | Corriger → Autre chose, puis Archiver | Un avoir annule la facture, la séance sort du décompte |
« Absent », « Annuler » ou « Supprimer » : trois situations différentes
Les trois font disparaître la séance de votre agenda, mais ils ne racontent pas la même histoire.
- Absent : le rendez-vous a bien existé, c'est le client qui n'est pas venu. On le garde en mémoire, parce qu'un client qui manque souvent ses rendez-vous, c'est une information utile (et c'est tout le sujet de notre article sur les rendez-vous manqués).
- Annuler ou Déplacer : le client a prévenu. Le créneau se libère, rien n'est facturé.
- Supprimer : la séance n'aurait jamais dû exister : double saisie, mauvais client, import d'agenda qui a créé un doublon. Elle disparaît de l'historique, du compteur et de l'agenda.
Dans SerenGest, Absent et Supprimer (erreur, doublon) sont côte à côte sur la carte de la séance, en haut de la fiche client : on choisit le bon mot au bon moment. La suppression reste possible même une fois l'heure passée. Une seule limite : une séance déjà facturée ne se supprime pas. C'est là qu'intervient la correction.
Pourquoi une facture ne se supprime jamais
Une facture n'est pas un simple brouillon : dès qu'elle est émise, elle porte un numéro dans une suite continue, sans trou. Supprimer la facture n° 42 laisserait un trou entre la 41 et la 43, et c'est précisément ce qu'un contrôle repère en premier. Avec la facturation électronique, chaque facture est en plus transmise à une plateforme : elle existe ailleurs que dans votre logiciel.
On ne supprime donc pas une facture fausse : on l'annule par un avoir. L'avoir est une note de crédit, avec son propre numéro, qui fait référence à la facture d'origine et vient la neutraliser. Les deux documents restent dans vos archives, et leur somme vaut zéro.
Tant qu'une facture n'est pas encaissée, elle peut encore être simplement annulée : elle garde son numéro et reste visible, marquée « Annulée ». Une fois payée, seul l'avoir permet de la corriger.
« Corriger » : dites ce qui est faux, SerenGest choisit le bon document
Sur une facture de séance déjà payée ou envoyée, le bouton Corriger ne se lance plus tête baissée dans un avoir : il vous demande d'abord ce qui est faux.
Le mode de paiement. C'est l'erreur la plus fréquente, et elle ne justifie aucun avoir : le mode de paiement n'est pas une mention de la facture. Vous choisissez le bon (espèces, CB, chèque, virement, CESU), et c'est tout. Le bon mode compte, en revanche, pour votre suivi des espèces : c'est lui qui alimente votre livre de caisse.
Le montant ou la prestation. Ici, l'avoir est obligatoire, puisque la facture elle-même est fausse. SerenGest émet l'avoir et prépare la nouvelle facture dans le même geste : la séance s'ouvre directement sur son tarif, vous saisissez le bon montant et vous encaissez. Plus d'étape intermédiaire où l'on oublie de refaire le paiement.
Autre chose. Mauvais client, séance qui n'a pas eu lieu… La facture est annulée par un avoir, et rien n'est refacturé.
Enfin, quand une séance a déjà été corrigée, un avertissement le rappelle avant d'ajouter un avoir de plus. Deux corrections successives du montant, c'est souvent le signe qu'une information manque : autant vérifier avant.
Une séance, une ligne : même après plusieurs corrections
Avant, chaque correction ajoutait une ligne : la facture d'origine, la séance « refaite », puis encore une si on s'était trompé deux fois. Résultat : impossible de savoir combien de séances le client avait réellement reçues.
Désormais, une séance corrigée reste une seule ligne, qui affiche la facture en cours. Un petit repère « 2 corrections » déplie l'historique des factures successives et de leurs avoirs, chacun consultable d'un clic.
Le compteur « séances réalisées » de la fiche, de la liste des clients et de votre tableau de bord compte des soins, pas des factures : une séance corrigée deux fois compte pour une.
Archiver une séance qui n'aurait pas dû compter
Reste un cas : une séance facturée par erreur, puis annulée par un avoir. La facture et l'avoir doivent rester (ce sont des documents légaux), mais la séance, elle, n'a pas lieu d'apparaître dans vos statistiques.
C'est à ça que sert Archiver, dans le menu de la séance (ou directement dans le récapitulatif qui suit l'avoir). La séance sort :
- du décompte des séances (fiche client, liste des clients, tableau de bord, bilan annuel) ;
- de l'historique, avec un lien « Voir les archivées » pour la retrouver ou la désarchiver.
Et votre chiffre d'affaires ne bouge pas : la facture et son avoir restent dans vos revenus et dans votre comptabilité, et leur somme vaut zéro. C'est aussi pour ça qu'une séance dont la facture est toujours valable ne peut pas être archivée : ce serait cacher du chiffre d'affaires réel.
Et votre comptable dans tout ça ?
Rien ne se perd : factures, avoirs et factures corrigées restent dans Mes revenus, dans vos exports et, si vous l'avez connecté, dans Pennylane, où l'avoir est déposé comme une note de crédit rattachée à la facture qu'il annule. Votre chiffre d'affaires compte les avoirs en moins : c'est bien le montant réellement facturé qui ressort, celui que vous déclarez à l'Urssaf. Pour le cadre général du statut, voir notre page auto-entrepreneur.
À retenir
- Absent, Annuler et Supprimer ne disent pas la même chose : client pas venu, client qui a prévenu, séance qui n'aurait jamais dû exister.
- Une facture ne se supprime jamais : on l'annule par un avoir, qui la neutralise sans créer de trou dans la numérotation.
- Avant de corriger, demandez-vous ce qui est faux : un mauvais mode de paiement ne demande aucun avoir.
- Une séance corrigée reste une seule ligne et compte pour un seul soin ; une séance qui n'aurait pas dû compter s'archive, sans toucher au chiffre d'affaires.
Vous facturez en rendez-vous et vous voulez des corrections qui restent lisibles ? Que vous soyez praticien bien-être, coach ou esthéticienne, essayez SerenGest gratuitement ou comparez les formules.
